Myloby propose une solution pour les agences immobilières de gestion des trousseaux de clés . La gestion des clés est un véritable casse-tête pour les agences avec un grand nombre de clés en circulation, nécessitant temps et organisation pour les gérer et éviter des impacts négatifs sur l’agence. Ainsi, au travers de cet article nous allons voir comment les clés sont aujourd’hui gérées dans une majorité d’agences et comment mieux les gérer au quotidien.  

Comment fonctionne la solution pour les agences immobilières ?

Afin d’apporter la solution la plus complète possible, il est nécessaire de comprendre les différents enjeux et fonctionnements de la gestion des clés pour une agence. Nous avons donc pris contact avec plusieurs agences telles que des agences de gestion locative ou encore de syndic de copropriété. Suite à nos appels auprès de ces plusieurs agences et à différentes zones géographiques, leurs gestions de clés restent similaire :  

Pour récupérer la clé en agence immobilière : 

En agence, pour récupérer les clés le gérant ou l’assistant doit mandater un prestataire pour que celui-ci les récupère et l’information est transmise (par mail ou par téléphone, parfois même seulement à l’oral entre deux portes) à la personne en charge de l’accueil.

Chaque clé en agence contient un numéro de série qui doit être entré dans le tableau Excel ou le cahier de bord et de suivi pour connaître l’emplacement de la clé dans la boîte de rangement.

Pour récupérer la clé, le prestataire doit passer à l’agence et la personne en charge de l’accueil va sur le tableur Excel de clés pour savoir à quel endroit se trouve la clé dans l’armoire de rangement . La personne de l’accueil demande ensuite au prestataire de signer un bon de sortie qu’elle classe ensuite dans le cahier de bord avec la date et l’heure de sortie de la clé. Enfin pour garder un suivi de cette clé, la personne en charge de l’accueil entre dans le tableau Excel la date et l’heure à laquelle la clé est sortie.

 Pour déposer la clé en agence : 

Pour effectuer le retour de la clé en agence par le prestataire, une signature sur le bon de retour est nécessaire. La personne entre donc dans le tableau Excel que la clé est bien rentrée (heure, date) et prend note de l’emplacement de la clé dans la boîte.

Si l’agence est fermée, le retour de la clé par le prestataire peut être effectué directement dans la boîte aux lettres de celle-ci, sans réel traçage ou garantie. 

 Problèmes relevés dans la gestion des clés

Après avoir compris le fonctionnement de la gestion des clés en agence, nous avons pu relever différents problèmes : 

1. L’invitation d’accès à la clé peut s’avérer chronophage (pas d’automatisation)
2. Difficulté de transmission de l’information si la personne chargée de l’accueil change dans la journée et donc risque d’erreur/oubli. 
3. Aucune indication si la clé est bien présente en agence ou déjà avec un autre prestataire / gestionnaire
4. Impossibilité de savoir qui a récupéré la clé dans l’agence et quand
5. Le gestionnaire n’a jamais de visibilité sur le départ de la clé de l’agence par le prestataire, ce qui s’avère problématique pour le suivi des travaux ou chantiers 
6. Le temps passé à mettre à jour manuellement le tableur Excel s’avère long et rébarbatif
7. La traçabilité et suivi de la clé :

• Lors de la passation de clé, aucun suivi ou traçabilité de cet échange 
• Aucune possibilité de savoir si la clé a bien été remise sauf quand il est trop tard (la clé n’est plus en agence et cela fait 2 semaines qu’elle est sortie par exemple) 
• Aucune possibilité de tracer et suivre les mouvements de la clé d’un prestataire à l’autre

Une mauvaise gestion des clés en agence pouvant nuire à l’image de l’entreprise

Une mauvaise gestion des clés dans une agence peut avoir de réel impact sur celle-ci : 

• Une perte de temps sur les formulaires de transactions 
• Des difficultés pour retrouver celles qui peuvent dater de plusieurs semaines.
• Engendrer une clé non disponible ou perdue et ainsi retarder l’avancée des travaux d’un bien immobilier 
• Cela peut également avoir un impact financier s’il est nécessaire à un moment de changer des pièces de la boîte à clés, si une clé est perdue ou volée
• Un impact sur l’image de marque de l’agence et du groupe
• Une fatigue et une perte de temps des collaborateurs qui gèrent les clés au quotidien…

Myloby une solution de gestion de clés pour les professionnels de la gestion locative et de la copropriété

MyLoby est une plateforme de gestion de clé en ligne pour vous faire gagner du temps et fluidifier les échanges. Créé il y a plus de 3 ans, MyLoby vous facilite la gestion de vos clés en vous accompagnant de l’organisation du rangement des clés jusqu’aux échanges sur le terrain grâce à une solution sécurisée et adaptée à vos besoins.

Myloby, un logiciel construit avec les agences immobilières pour répondre à leurs besoins :

En partant des problématiques évoquées précédemment et grâce à des échanges continues avec les principaux intéressés, nous avons développé une solution intuitive et adaptée pour remédier à la mauvaise gestion des clés en agences. Pour ce faire, nous proposons de nombreuses fonctionnalités : 

L’invitation à récupérer une clé : 

Avec Myloby, l’invitation pour le prestataire se fait par mail depuis l’interface du gestionnaire.  

✔ Plus besoin de communiquer avec la personne en charge de l’accueil.

Visibilité de la clé facilitée  : 

L’indication du rangement de la clé est indiquée sur le QR code accroché aux portes-clé. Le prestataire venant récupérer la clé indique ce numéro à la personne chargée de l’accueil. 

✔ Plus besoin d’aller sur le logiciel pour récupérer l’endroit où se trouve la clé dans le rangement de clé et diminution du risque de perte du trousseau en agence

Des créneaux horaires ou plages de dates pour accéder à la clé :

Avec Myloby, vous avez la possibilité de donner des créneaux d’accès à la clé permettant de savoir si une clé n’a pas été rendue à l’heure évitant ainsi des déconvenues (pertes de la clé, temps perdu pour rechercher où se trouve la clé, etc…) 

✔ Plus de perte et de temps perdu pour rechercher la clé avant de se rendre compte qu’elle est perdu

Si l’agence est fermée : 

Myloby donne la possibilité au prestataire d’indiquer, via notre plateforme, qu’il a mis la clé dans la boite aux lettres de l’agence, prévenant ainsi la personne en charge de l’accueil par un email automatique.

✔ La personne en charge de l’accueil n’a plus besoin de s’inquiéter pour savoir si la clé a bien été dans la boîte aux lettres, celle-ci est notifiée par e-mail automatiquement.

Une meilleure traçabilité : 

• Myloby offre la possibilité de suivre et tracer les mouvements de clé en agence, mais également sur le terrain si un prestataire a donné la clé à un prestataire B. 
• Automatisation de la traçabilité des données de sortie/entrée de chaque clé dans Myloby au moment du scan du QR code 
• La possibilité de savoir qui a récupéré la clé en dans l’agence immobilière et/ou qui a la clé en temps réel 
• Un historique complet de tous les échanges de clés, pour toujours pouvoir s’y référer en cas de besoin

✔ Grâce à cette fonctionnalité, nous proposons de toujours savoir qui a la clé en engageant la responsabilité de chaque prestataire. 

Notre réseau de relais ou votre réseau d’agences :

Avec Myloby, vous avez la possibilité d’utiliser ponctuellement notre réseau de relais sur toute la France. De plus, vous avez la possibilité de créer votre propre réseau de relais si vous avez plusieurs agences. 

✔ Vous optimiser le temps de déplacement d’un prestataire lors d’une rénovation 

Intégration de notre solution

Vous avez la possibilité d’intégrer notre solution de gestion des clés au sein de votre agence. Le prestataire pourra recevoir un lien unique et identifiable lui permettant de récupérer une clé. 

✔ La simplicité de notre solution vous permet d’intégrer Myloby à votre propre système

Gestion de groupes

Vous avez également la possibilité avec Myloby de gérer votre gestion de groupe (groupes de clés, groupes de gestionnaires, groupes d’invités).

✔ Grâce à cette fonctionnalité, vous faciliter l’ajout de masse sur une clé tout en garantissant une traçabilité personnalisée

Nouvelles fonctionnalités

Des mises à jours continues vous seront également proposées prochainement avec de nouvelles fonctionnalités selon les retours et besoins de nos utilisateurs, le tout sans actions de votre part et sans frais supplémentaires. 

✔ Ces mises à jour sont une évolutivité du système qui nous permet d’être au plus proche des besoins de nos utilisateurs.

Retours terrain de nos clients

“En charge de la relocation, beaucoup de prestataires viennent récupérer les clés à l’agence. Je perdais un temps fou à identifier les prestataires, savoir s’ils avaient bien pris la bonne clé et si celle-ci était bien revenue. Je teste Myloby depuis deux mois maintenant et j’en suis très satisfaite. Un vrai gain de temps et de logistique ! ”

Françoise B. Responsable Gestion Locative

“Je suis un prestataire pour une OPH. Avant Myloby, je pouvais passer 15 minutes avant de récupérer la clé. Maintenant j’en ai pour moins d’une minute. Je pense à utiliser le système pour mes propres chantiers également.”

Ahmed H.  Responsable métier plâtrerie-peinture

Tableau Excel pour la gestion des clés

La gestion des clés est un véritable casse-tête pour les entreprises. À ce jour, le suivi des clés se fait se de manière artisanale, parfois à l’aide d’un tableau Excel, mais aucun tableur n’existe sur le marché pour “automatiser” le suivi des clés à la fois en agence, mais également sur le terrain. Ainsi, dans cet article, nous allons vous présenter comment gérer vos clés au travers d’un tableau Excel, ses avantages et inconvénients et quelles sont les alternatives adaptées.  

Le fonctionnement d’un tableau Excel pour l’organisation des clés

Organiser vos clés sur un tableau Excel est une tâche compliquée et chronophage. Pour commencer, il vous faut créer un tableau indiquant pour chaque clé toutes les infos nécessaires : date d’entrée, date de sortie, localisation, responsable, adresse… pour pouvoir gérer et tracer vos clés. Vous pourrez ainsi personnaliser à votre façon le tableau Excel, vous permettant de gérer vos clés au quotidien et de toujours garder un oeil sur celles-ci. 

L’utilisation d’Excel implique de créer une multitude de colonnes et de feuilles de calcul, une tâche parfois complexe lorsque l’on débute. Pour suivre et tracer vos clés, il est nécessaire de créer un tableau annexe indiquant pour chaque clé toutes les infos nécessaires qui seront ensuite réutilisées pour le suivi des transactions. 

Ensuite, il vous faudra automatiser le tout pour qu’il y ait une liaison entre tous ces tableaux. Et ainsi vous pourrez depuis les cellules d’un tableur créer des formules à partir des données et mettre en place des formules qui se chargent de calculer automatiquement des valeurs variées telles que la date d’entrée et de sortie, le nombre de clés en agence.

“Il vous faudra jouer sans cesse avec les filtres, les colonnes masquées, les tableaux croisés dynamiques pour afficher l’information voulue.”

Les inconvénients d’un tableau Excel pour la gestion des clés

L’utilisation d’un tableau Excel pour l’organisation de vos clés a aussi de nombreux inconvénients :

Un faible niveau de sécurité

La sécurité est un point majeur surtout quand on doit gérer une très grande quantité de clés. Même s’il est possible d’ajouter une protection par mot de passe dans le tableau Excel, il est difficile de sécuriser les données qui circulent et le fichier peut être facilement piraté. 

De plus le tableau Excel ne permet pas de tracer les données, et il est impossible de savoir qui a utilisé ou qui est venu supprimer des lignes sur un fichier partagé. (Pas de gestion de rôles, n’importe qui peut modifier le fichier).

Le fichier peut être perdu et plusieurs versions de celui-ci peuvent exister, rendant la méthode peu fiable et sujette à des problèmes.

Une interface trop complexe 

L’utilisation d’un tableau Excel implique un grand nombre des colonnes et de feuilles de calcul, à quoi s’ajoutent des difficultés de lisibilité et d’actualisation du tableau. Il vous faudra sans cesse utiliser les filtres pour afficher l’information voulue. Il faudra souvent indiquer avec un code couleur adapté les lignes ou colonnes pouvant ou ne devant pas être modifié.

Pas de notifications 

Avec Excel, il est impossible de générer l’envoi de mails pour alerter, par exemple, d’un dépôt ou retrait de clés par votre invité ou votre prestataire.

Pas d’actualisation automatique

Vous devez saisir chaque mouvement : lors de la réception de la clé, son transfert, etc. des opérations souvent chronophages et pénibles. De plus cela ne remplace pas la création des bons de sorties à remplir à la main. 

Pour éviter une perte de temps dans l’exécution de leurs opérations sur une feuille de calcul, les entreprises sont à la recherche d’une solution Web qui leur permettrait de gérer leurs clés plus efficacement. 

Templates et modèles de tableau Excel pour la gestion des clés (Exemples)

Plusieurs modèles et exemples de tableaux Excel existent sur internet. Ils vous permettent de rapidement avoir un outil configuré et adapté à la gestion de clé. Mais ces templates Excel sont souvent anciens et pas adaptés à votre organisation actuelle. Ainsi, nous vous recommandons de l’adapter à votre besoin ou de partir de 0, pour le construire à votre façon. 

Si malgré tout vous souhaitez commencer avec un exemple de tableau Excel, nous vous avons sélectionné un tableau Excel pour que vous puissiez l’utiliser en l’état ou le personnaliser pour mieux l’adapter à vos besoins et ainsi effectuer un suivi de vos clés.

Notre template Excel comprend deux onglets :

• Entrées et sorties  : Vous devez y indiquer les entrées et les sorties de vos clés ainsi que la date de création de celle-ci
• Référence : Dès que vous avez une nouvelle référence de clé, vous devez l’ajouter dans l’onglet référence clé. 

Bien maîtriser sa gestion des clés est primordial pour éviter une perte de temps et des ennuies. C’est pour cette raison que nous avons développé une solution en ligne de gestion des clés venant remplacer et améliorer votre organisation des clés au quotidien.

Myloby : Une solution complète de gestion de clé pour remplacer votre tableau Excel

MyLoby est une solution de gestion clé s’adressant aux professionnels cherchant à simplifier et optimiser leur gestion de clés au quotidien. 

Notre logiciel innovant vous permettra de suivre en temps réel vos clés et les transactions. De plus, avec sa fonctionnalité d’import, vous pourrez directement importer votre fichier Excel contenant l’ensemble des informations liées à vos clés pour démarrer. Vous permettant de gagner un temps précieux au moment de l’onboarding de votre compte Myloby.

Comment notre solution de gestion de clé fonctionne-t-elle ?

Myloby est un logiciel SAAS permettant de centraliser la gestion des clés dans une interface unique vous permettant d’améliorer votre quotidien en automatisant les tâches récurrentes et en évitant les erreurs. 

Pour ce faire, il vous suffit d’ajouter ou d’importer vos clés sur la plateforme en quelques minutes. Ensuite, vous pouvez inviter vos collaborateurs, clients ou prestataires à récupérer les clés directement grâce à leur téléphone portable. Ainsi vous garantissez que seules les personnes autorisées peuvent récupérer la clé, tout en assurant la traçabilité de chaque mouvement de clés. Pour simplifier et fluidifier l’organisation d’une agence immobilière de gestion locative ou de syndic de copropriété, Myloby accompagne également les salariés de l’agence dans le rangement physique des clés, permettant de retrouver une clé dans une armoire à clé en un coup d’oeil.

Enfin, vous pouvez vous appuyer ponctuellement sur notre large réseau de relais en France pour gagner en flexibilité et déposer les clés dans les lieux sécurisés en évitant que vos prestataires gardent les clés avec eux . 

Myloby offre plusieurs avantages : 

• Des alertes en temps réel en cas de non-retour de la clé
• Une cartographie de vos clés en temps réel 
• La suppression des tâches administratives chronophages
• La traçabilité et le suivi complet de votre clé (en agence, mais également sur le terrain)

Vous aurez également la possibilité d’importer votre tableau Excel directement sur notre logiciel, vous permettant de très rapidement importer toutes vos clés.

En conclusion, avec Myloby c’est : 

1. Un gain de temps précieux dans la gestion de vos clés
2. Un logiciel complet pour votre organisation des clés au quotidien
3. Une solution sécurisée

Myloby est une solution qui remplacera votre tableau Excel et vous fera gagner un temps précieux dans la gestion de vos clés.

La gestion de clés a toujours été une tâche compliqué pour les agences immobilières. Que ce soit pour les disponibilités n’étant pas les mêmes pour tous les professionnels qui y interviennent ou du fait d’une forte augmentation du nombre d’agences immobilières sur le marché ses dernières années, améliorer ses services est devenu un point essentiel pour se démarquer. Il faut satisfaire à la fois le propriétaire et le locataire.

Myloby: la solution de gestion de clés pour les agences immobilière

Notre objectif ?

Vous accompagnez dans le but de vous créer un avantage comparatif pour contribuer à simplifier et fluidifier la gestion de vos biens immobiliers

Innovante, la solution MyLoby permet un gardiennage de clés pour les agences immobilières, qu’il s’agisse de clés d’appartement ou de maison. En s’inscrivant de façon simple et rapide sur le site, vous pouvez alors créer votre compte et télécharger l’application (Prochainement directement depuis votre navigateur internet) qui vous permettra de suivre en temps réel la gestion de vos clés. En effet, à partir de cette application, vous pouvez gérer la liste des invités, voir qui vient de déposer ou retirer les clés. De plus, il vous sera aisé de localiser les Relais ou bien même d’en changer. La gestion de clés pour les agences immobilières est désormais facilitée.

Les avantages de MyLoby dans la gestion des clés  pour les agences immobilières

Simple et pratique, notre solution offre l’avantage dans la gestion des clés pour les agences immobilères de plus en plus  encombrante que vous avez toujours peur de perdre.

Myloby permet  une uniformisation de la gestion de clés dans les agences, une alerte en temps réel en cas de non retour de la clé.

Une cartographie de vos clés en temps réel. Et aussi  une gestion du planning de vos prestataires et une traçabilité et un suivi de la clé Le transfert de responsabilité.

Un de vos collaborateurs en charge des visites d’un de vos biens n’a pas les clés ? 

Le point relais : optimiser le temps de trajet de vos prestataires et collaborateurs 

Pour aider les professionnelles de l’immobilier  au quotidien, chez MyLoby, nous avons choisi de mettre le point relais au cœur de votre gestion de clés quotidienne. Nous vous proposons de confier vos clés à un point relais près de chez vous. Le point relais MyLoby aura alors la charge de gardienner votre jeu de clés et de le confier à toute personne nécessitant un jeu de clés de votre habitation. 

Avez myloby vous avez également la possibilité de venir déposer et retirer vos clés autant de fois que vous le souhaitez dans vos points relais Myloby ! Les horaires d’ouverture de votre Relais MyLoby ne conviennent pas avec vos activités ? Vous pouvez changer de Relais autant de fois également que vous le souhaitez.

Notre service simplifie la gestion de clé au quotidien en vous faisant gagner du temps et de la sérénité.

Stockez votre double de clé dans une boite à clé anonymisée !

Chez Myloby, nous avons mis en place un service de boite à clé chez vos commerçants de proximité qui stockent vos clés de façon anonymisée pour garantir votre sécurité et celle de votre logement. Un QR Code est associé à vos clés via l’application MyLoby et seuls les détenteurs de ce QR Code peuvent récupérer les clés. Pour obtenir ce code, il doit être partagé par vous-même, le propriétaire du jeu de clés. Les clés sont stockés dans nos lobys afin d’assurer une sécurité et un anonymat auprès des clients qui déposent leurs double de clés ainsi facilitant la gestion des clés pour les agences immobilières.

Quelques retours terrains

“En charge de la relocation, beaucoup de prestataires viennent récupérer les clés à l’agence. Je perdais un temps fou à identifier les prestataires, savoir s’ils avaient bien pris la bonne clé et si celle-ci était bien revenue. Je teste Myloby depuis deux mois maintenant et j’en suis très satisfaite.  Un vrai gain de temps et de logistique ! ”

Françoise B. Responsable Gestion Locative

“Je suis un prestataire pour Métropole Saint Etienne Habitat. Avant Myloby, je pouvais passer 15 minutes avant de récupérer la clé. Maintenant j’en ai pour moins d’une minute. Je pense à utiliser le système pour mes propres chantiers également.”

Ahmed H.  Responsable métier plâtrerie-peinture.