Une entreprise compte de nombreux services et locaux dont les accès sont réservés à des types de personnes. Pour optimisez la gestion des clés, il vous faut créer une représentation schématique des droits d’ouverture des différentes portes qui structurent votre dispositif de sécurité. Ce plan général de gestion s’appelle un organigramme de clés.
Qu’est-ce qu’un organigramme ?Pourquoi l’adopter ?
Un organigramme est un système qui permet de hiérarchiser des clés ouvrant l’ensemble des portes d’un ou plusieurs bâtiments. Il détermine quelle clé ouvrira quelle serrure.
Par exemple, dans un immeuble, le propriétaire d’un logement ouvrira avec sa propre clé. Un directeur lui ouvrira avec une clé l’ensemble des portes de son entreprise. Un responsable technique lui ouvrira avec son passe partiel toutes les portes de locaux techniques, etc…
Un tableau Excel pour la gestion des clés ?
À ce jour, le suivi des clés se fait de manière artisanale, parfois à l’aide d’un tableau Excel, mais aucun tableur n’existe sur le marché pour “automatiser” le suivi des clés à la fois en agence, mais également sur le terrain. Pour optimisez votre gestion des clés, il vous faudra créer un tableau indiquant pour chaque clé toutes les infos nécessaires : Numéro porte, désignation, … pour pouvoir gérer vos clés. Vous pourrez ainsi personnaliser à votre façon le tableau Excel, vous permettant de gérer vos clés.
En conclusion, avec un tableau Excel c’est :
- Un faible niveau de sécurité
Même s’il est possible d’ajouter une protection par mot de passe dans le tableau Excel, il est difficile de sécuriser les données qui circulent et le fichier peut être facilement piraté. De plus, le tableau Excel ne permet pas de tracer les données, et il est impossible de savoir qui a utilisé ou qui est venu supprimer des lignes sur un fichier partagé.
- Une interface trop complexe
L’utilisation d’un tableau Excel implique un grand nombre des colonnes et de feuilles de calcul, à quoi s’ajoutent des difficultés de lisibilité et d’actualisation du tableau
- Pas d’actualisation automatique
Vous devez saisir chaque mouvement : lors de la réception de la clé, son transfert, etc. des opérations souvent chronophages et pénibles. De plus, cela ne remplace pas la création des bons de sorties à remplir à la main.
Pour éviter une perte de temps dans l’exécution de leurs opérations sur une feuille de calcul, les entreprises sont à la recherche d’une solution Web qui leur permettrait de gérer leurs clés plus efficacement.
Exemple de template à télécharger :
Myloby, une alternative pour la gestion de vos clés
Myloby, qu’est-ce que c’est ?
MyLoby la solution de gestion clé s’adressant aux professionnels cherchant à simplifier et optimiser leur gestion de clés au quotidien.
Notre logiciel innovant vous permettra d’optimisez votre gestion des clés et de suivre en temps réel vos clés et les transactions. De plus, avec sa fonctionnalité d’import, vous pourrez directement importer votre fichier Excel contenant l’ensemble des informations liées à vos clés pour démarrer. Vous permettant de gagner un temps précieux au moment de l’onboarding de votre compte Myloby.
Comment notre plateforme fonctionne :
Myloby est un logiciel SaaS qui permet de centraliser la gestion des clés dans une interface unique qui vous permet d’améliorer votre quotidien en automatisant les tâches récurrentes et en évitant ainsi les erreurs. Pour ce faire, il vous suffit d’ajouter ou d’importer vos clés sur la plateforme en quelques minutes. Ensuite, vous pouvez inviter vos collaborateurs, clients ou prestataires à récupérer les clés directement grâce à leur téléphone portable. Ainsi vous garantissez que seules les personnes autorisées peuvent récupérer la clé, tout en assurant la traçabilité de chaque mouvement de clés.
Pour utiliser Myloby, il vous suffit d’ajouter ou d’importer vos clés sur la plateforme en quelques minutes et d’inviter vos collaborateurs, clients ou prestataires à récupérer les clés directement grâce à leur téléphone portable. Pour simplifier et fluidifier l’organisation, Myloby accompagne également les salariés de l’agence dans le rangement physique des clés, permettant de retrouver une clé dans une armoire à clé en un coup d’œil.
Myloby, une solution avantageuse
- Suivi permanent de la clé :
En agence, mais également sur le terrain, vous savez en permanence qui est en possession de la clé.
- Facilité d’utilisation :
Notre solution est disponible sur ordinateur et téléphone en responsive. Avec notre nouvelle version, plus besoin de téléchargement ou de création d’un compte.
- Historique complet de toutes les clés disponible à tout moment :
Agissant comme une blockchain, notre solution permet d’identifier toutes les transactions qu’aura réalisées la clé.
- Méthode de rangement efficace
Myloby vient s’adapter à vos rangements déjà présents dans toutes les agences pour éviter les pertes de temps ou la perte des clés. Nous pouvons également proposer des armoires de rangement sur mesure disponible sur notre catalogue.
Un tableau permettant de différencier les fonctionnalités du tableau Excel et de la solution Myloby
Avec Myloby c’est :
- Un gain de temps précieux dans la gestion de vos clés
- Un logiciel complet pour votre organisation des clés au quotidien
- Une solution sécurisée Myloby est une solution qui remplacera votre tableau Excel et vous fera gagner un temps précieux dans la gestion de vos clés.