Myloby propose une solution pour les agences immobilières de gestion des trousseaux de clés . La gestion des clés est un véritable casse-tête pour les agences avec un grand nombre de clés en circulation, nécessitant temps et organisation pour les gérer et éviter des impacts négatifs sur l’agence. Ainsi, au travers de cet article nous allons voir comment les clés sont aujourd’hui gérées dans une majorité d’agences et comment mieux les gérer au quotidien.  

Comment fonctionne la solution pour les agences immobilières ?

Afin d’apporter la solution la plus complète possible, il est nécessaire de comprendre les différents enjeux et fonctionnements de la gestion des clés pour une agence. Nous avons donc pris contact avec plusieurs agences telles que des agences de gestion locative ou encore de syndic de copropriété. Suite à nos appels auprès de ces plusieurs agences et à différentes zones géographiques, leurs gestions de clés restent similaire :  

Pour récupérer la clé en agence immobilière : 

En agence, pour récupérer les clés le gérant ou l’assistant doit mandater un prestataire pour que celui-ci les récupère et l’information est transmise (par mail ou par téléphone, parfois même seulement à l’oral entre deux portes) à la personne en charge de l’accueil.

Chaque clé en agence contient un numéro de série qui doit être entré dans le tableau Excel ou le cahier de bord et de suivi pour connaître l’emplacement de la clé dans la boîte de rangement.

Pour récupérer la clé, le prestataire doit passer à l’agence et la personne en charge de l’accueil va sur le tableur Excel de clés pour savoir à quel endroit se trouve la clé dans l’armoire de rangement . La personne de l’accueil demande ensuite au prestataire de signer un bon de sortie qu’elle classe ensuite dans le cahier de bord avec la date et l’heure de sortie de la clé. Enfin pour garder un suivi de cette clé, la personne en charge de l’accueil entre dans le tableau Excel la date et l’heure à laquelle la clé est sortie.

 Pour déposer la clé en agence : 

Pour effectuer le retour de la clé en agence par le prestataire, une signature sur le bon de retour est nécessaire. La personne entre donc dans le tableau Excel que la clé est bien rentrée (heure, date) et prend note de l’emplacement de la clé dans la boîte.

Si l’agence est fermée, le retour de la clé par le prestataire peut être effectué directement dans la boîte aux lettres de celle-ci, sans réel traçage ou garantie. 

 Problèmes relevés dans la gestion des clés

Après avoir compris le fonctionnement de la gestion des clés en agence, nous avons pu relever différents problèmes : 

1. L’invitation d’accès à la clé peut s’avérer chronophage (pas d’automatisation)
2. Difficulté de transmission de l’information si la personne chargée de l’accueil change dans la journée et donc risque d’erreur/oubli. 
3. Aucune indication si la clé est bien présente en agence ou déjà avec un autre prestataire / gestionnaire
4. Impossibilité de savoir qui a récupéré la clé dans l’agence et quand
5. Le gestionnaire n’a jamais de visibilité sur le départ de la clé de l’agence par le prestataire, ce qui s’avère problématique pour le suivi des travaux ou chantiers 
6. Le temps passé à mettre à jour manuellement le tableur Excel s’avère long et rébarbatif
7. La traçabilité et suivi de la clé :

• Lors de la passation de clé, aucun suivi ou traçabilité de cet échange 
• Aucune possibilité de savoir si la clé a bien été remise sauf quand il est trop tard (la clé n’est plus en agence et cela fait 2 semaines qu’elle est sortie par exemple) 
• Aucune possibilité de tracer et suivre les mouvements de la clé d’un prestataire à l’autre

Une mauvaise gestion des clés en agence pouvant nuire à l’image de l’entreprise

Une mauvaise gestion des clés dans une agence peut avoir de réel impact sur celle-ci : 

• Une perte de temps sur les formulaires de transactions 
• Des difficultés pour retrouver celles qui peuvent dater de plusieurs semaines.
• Engendrer une clé non disponible ou perdue et ainsi retarder l’avancée des travaux d’un bien immobilier 
• Cela peut également avoir un impact financier s’il est nécessaire à un moment de changer des pièces de la boîte à clés, si une clé est perdue ou volée
• Un impact sur l’image de marque de l’agence et du groupe
• Une fatigue et une perte de temps des collaborateurs qui gèrent les clés au quotidien…

Myloby une solution de gestion de clés pour les professionnels de la gestion locative et de la copropriété

MyLoby est une plateforme de gestion de clé en ligne pour vous faire gagner du temps et fluidifier les échanges. Créé il y a plus de 3 ans, MyLoby vous facilite la gestion de vos clés en vous accompagnant de l’organisation du rangement des clés jusqu’aux échanges sur le terrain grâce à une solution sécurisée et adaptée à vos besoins.

Myloby, un logiciel construit avec les agences immobilières pour répondre à leurs besoins :

En partant des problématiques évoquées précédemment et grâce à des échanges continues avec les principaux intéressés, nous avons développé une solution intuitive et adaptée pour remédier à la mauvaise gestion des clés en agences. Pour ce faire, nous proposons de nombreuses fonctionnalités : 

L’invitation à récupérer une clé : 

Avec Myloby, l’invitation pour le prestataire se fait par mail depuis l’interface du gestionnaire.  

✔ Plus besoin de communiquer avec la personne en charge de l’accueil.

Visibilité de la clé facilitée  : 

L’indication du rangement de la clé est indiquée sur le QR code accroché aux portes-clé. Le prestataire venant récupérer la clé indique ce numéro à la personne chargée de l’accueil. 

✔ Plus besoin d’aller sur le logiciel pour récupérer l’endroit où se trouve la clé dans le rangement de clé et diminution du risque de perte du trousseau en agence

Des créneaux horaires ou plages de dates pour accéder à la clé :

Avec Myloby, vous avez la possibilité de donner des créneaux d’accès à la clé permettant de savoir si une clé n’a pas été rendue à l’heure évitant ainsi des déconvenues (pertes de la clé, temps perdu pour rechercher où se trouve la clé, etc…) 

✔ Plus de perte et de temps perdu pour rechercher la clé avant de se rendre compte qu’elle est perdu

Si l’agence est fermée : 

Myloby donne la possibilité au prestataire d’indiquer, via notre plateforme, qu’il a mis la clé dans la boite aux lettres de l’agence, prévenant ainsi la personne en charge de l’accueil par un email automatique.

✔ La personne en charge de l’accueil n’a plus besoin de s’inquiéter pour savoir si la clé a bien été dans la boîte aux lettres, celle-ci est notifiée par e-mail automatiquement.

Une meilleure traçabilité : 

• Myloby offre la possibilité de suivre et tracer les mouvements de clé en agence, mais également sur le terrain si un prestataire a donné la clé à un prestataire B. 
• Automatisation de la traçabilité des données de sortie/entrée de chaque clé dans Myloby au moment du scan du QR code 
• La possibilité de savoir qui a récupéré la clé en dans l’agence immobilière et/ou qui a la clé en temps réel 
• Un historique complet de tous les échanges de clés, pour toujours pouvoir s’y référer en cas de besoin

✔ Grâce à cette fonctionnalité, nous proposons de toujours savoir qui a la clé en engageant la responsabilité de chaque prestataire. 

Notre réseau de relais ou votre réseau d’agences :

Avec Myloby, vous avez la possibilité d’utiliser ponctuellement notre réseau de relais sur toute la France. De plus, vous avez la possibilité de créer votre propre réseau de relais si vous avez plusieurs agences. 

✔ Vous optimiser le temps de déplacement d’un prestataire lors d’une rénovation 

Intégration de notre solution

Vous avez la possibilité d’intégrer notre solution de gestion des clés au sein de votre agence. Le prestataire pourra recevoir un lien unique et identifiable lui permettant de récupérer une clé. 

✔ La simplicité de notre solution vous permet d’intégrer Myloby à votre propre système

Gestion de groupes

Vous avez également la possibilité avec Myloby de gérer votre gestion de groupe (groupes de clés, groupes de gestionnaires, groupes d’invités).

✔ Grâce à cette fonctionnalité, vous faciliter l’ajout de masse sur une clé tout en garantissant une traçabilité personnalisée

Nouvelles fonctionnalités

Des mises à jours continues vous seront également proposées prochainement avec de nouvelles fonctionnalités selon les retours et besoins de nos utilisateurs, le tout sans actions de votre part et sans frais supplémentaires. 

✔ Ces mises à jour sont une évolutivité du système qui nous permet d’être au plus proche des besoins de nos utilisateurs.

Retours terrain de nos clients

“En charge de la relocation, beaucoup de prestataires viennent récupérer les clés à l’agence. Je perdais un temps fou à identifier les prestataires, savoir s’ils avaient bien pris la bonne clé et si celle-ci était bien revenue. Je teste Myloby depuis deux mois maintenant et j’en suis très satisfaite. Un vrai gain de temps et de logistique ! ”

Françoise B. Responsable Gestion Locative

“Je suis un prestataire pour une OPH. Avant Myloby, je pouvais passer 15 minutes avant de récupérer la clé. Maintenant j’en ai pour moins d’une minute. Je pense à utiliser le système pour mes propres chantiers également.”

Ahmed H.  Responsable métier plâtrerie-peinture