Organigramme de clés : Optimisez votre gestion des clés

par | Mai 26, 2021 | Solution métiers

Une entreprise compte de nombreux services et locaux dont les accès sont réservés à des types de personnes. Pour  optimisez la gestion des clés, il vous faut créer une représentation schématique des droits d’ouverture des différentes portes qui structurent votre dispositif de sécurité. Ce plan général de gestion s’appelle un organigramme de clés.

Qu’est-ce qu’un organigramme ?Pourquoi l’adopter ?

Un organigramme est un système qui permet de hiérarchiser des clés ouvrant l’ensemble des portes d’un ou plusieurs bâtiments. Il détermine quelle clé ouvrira quelle serrure.

Par exemple, dans un immeuble, le propriétaire d’un logement ouvrira avec sa propre clé. Un directeur lui ouvrira avec une clé l’ensemble des portes de son entreprise. Un responsable technique lui ouvrira avec son passe partiel toutes les portes de locaux techniques, etc…

Un tableau Excel pour la gestion des clés ?

À ce jour, le suivi des clés se fait de manière artisanale, parfois à l’aide d’un tableau Excel, mais aucun tableur n’existe sur le marché pour “automatiser” le suivi des clés à la fois en agence, mais également sur le terrain. Pour optimisez votre gestion des clés, il vous faudra créer un tableau indiquant pour chaque clé toutes les infos nécessaires : Numéro porte, désignation, … pour pouvoir gérer vos clés. Vous pourrez ainsi personnaliser à votre façon le tableau Excel, vous permettant de gérer vos clés.

En conclusion, avec un tableau Excel c’est :

  • Un faible niveau de sécurité 

Même s’il est possible d’ajouter une protection par mot de passe dans le tableau Excel, il est difficile de sécuriser les données qui circulent et le fichier peut être facilement piraté. De plus, le tableau Excel ne permet pas de tracer les données, et il est impossible de savoir qui a utilisé ou qui est venu supprimer des lignes sur un fichier partagé.

  • Une interface trop complexe 

L’utilisation d’un tableau Excel implique un grand nombre des colonnes et de feuilles de calcul, à quoi s’ajoutent des difficultés de lisibilité et d’actualisation du tableau

  • Pas d’actualisation automatique 

Vous devez saisir chaque mouvement : lors de la réception de la clé, son transfert, etc. des opérations souvent chronophages et pénibles. De plus, cela ne remplace pas la création des bons de sorties à remplir à la main.

Pour éviter une perte de temps dans l’exécution de leurs opérations sur une feuille de calcul, les entreprises sont à la recherche d’une solution Web qui leur permettrait de gérer leurs clés plus efficacement. 

Exemple de template à télécharger :

Myloby, une alternative pour la gestion de vos clés

Myloby, qu’est-ce que c’est ?

MyLoby la solution de gestion clé s’adressant aux professionnels cherchant à simplifier et optimiser leur gestion de clés au quotidien.

Notre logiciel innovant vous permettra d’optimisez votre gestion des clés et de suivre en temps réel vos clés et les transactions. De plus, avec sa fonctionnalité d’import, vous pourrez directement importer votre fichier Excel contenant l’ensemble des informations liées à vos clés pour démarrer. Vous permettant de gagner un temps précieux au moment de l’onboarding de votre compte Myloby.

Comment notre plateforme fonctionne :

Myloby est un logiciel SaaS qui permet de centraliser la gestion des clés dans une interface unique qui vous permet d’améliorer votre quotidien en automatisant les tâches récurrentes et en évitant ainsi les erreurs. Pour ce faire, il vous suffit d’ajouter ou d’importer vos clés sur la plateforme en quelques minutes. Ensuite, vous pouvez inviter vos collaborateurs, clients ou prestataires à récupérer les clés directement grâce à leur téléphone portable. Ainsi vous garantissez que seules les personnes autorisées peuvent récupérer la clé, tout en assurant la traçabilité de chaque mouvement de clés.

Pour utiliser Myloby,  il vous suffit d’ajouter ou d’importer vos clés sur la plateforme en quelques minutes et d’inviter vos collaborateurs, clients ou prestataires à récupérer les clés directement grâce à leur téléphone portable. Pour simplifier et fluidifier l’organisation, Myloby accompagne également les salariés de l’agence dans le rangement physique des clés, permettant de retrouver une clé dans une armoire à clé en un coup d’œil.

Myloby, une solution avantageuse

  • Suivi permanent de la clé :

En agence, mais également sur le terrain, vous savez en permanence qui est en possession de la clé.

  • Facilité d’utilisation :

Notre solution est disponible sur ordinateur et téléphone en responsive. Avec notre nouvelle version, plus besoin de téléchargement ou de création d’un compte.

  • Historique complet de toutes les clés disponible à tout moment : 

Agissant comme une blockchain,  notre solution permet d’identifier toutes les transactions qu’aura réalisées la clé.

  • Méthode de rangement efficace

Myloby vient s’adapter à vos rangements déjà présents dans toutes les agences pour éviter les pertes de temps ou la perte des clés. Nous pouvons également proposer des armoires de rangement sur mesure disponible sur notre catalogue.

Un tableau permettant de différencier les fonctionnalités du tableau Excel et de la solution Myloby

Avec Myloby c’est :

  •  Un gain de temps précieux dans la gestion de vos clés
  • Un logiciel complet pour votre organisation des clés au quotidien
  • Une solution sécurisée Myloby est une solution qui remplacera votre tableau Excel et vous fera gagner un temps précieux dans la gestion de vos clés.

Pourquoi vous avez besoin d’une armoire électronique de gestion de clés?

par | Avr 14, 2021 | Armoire connectée

Quel que soit le type d’entreprise, quand plusieurs utilisateurs ont accès à un même objet (clés, outils, livres, matériels, fournitures, véhicules…), le manque de suivi et de traçabilité de ces objets implique souvent des pertes ou des oublis dont on ne connaît pas la provenance. Pour répondre à cette problématique, une seule réponse : Une armoire électronique de gestion de clés permet de contrôler et de connaître les mouvements des clés par rapport aux utilisateurs.

Myloby, qu’est-ce que c’est ?

Myloby est une plateforme permettant de sécuriser et de gérer les transferts de responsabilité d’un objet, d’un lieu vers une personne, entre deux personnes, et d’une personne vers un lieu. Les transactions sont authentifiées certifiés et sécurisés par la technologie blockchain.

Une gestion des droits et temporalité des accès

Vous pourrez constituer votre équipe de collaborateurs pour attribuer les droits à chacun, créer une liste d’utilisateur externe à votre entreprise qui pourront avoir accès aux clés et également ajouter une plage d’accès qui vous avertit quand l’utilisateur oublie de rapporter une clé. Vous saurez à tout moment qui a la clé sous sa responsabilité ou si cette dernière et bien revenu en agence

Une digitalisation des Données

Vous pourrez créer votre fiche clé avec photo, accédez à un récapitulatif des clés disponible dans un lieu ou de la personne qui les détient et Intégrer une description à votre clé

Une plateforme Automatisée

Vous pourrez accéder à un historique de toutes transactions en concession et sur le terrain et avoir une solution accessible à tous et à tout moment avec l’utilisation du smartphone

Un transfert de responsabilité

Myloby s’appuie sur la Blockchain « Tezos » qui permet d’authentifier et certifier chaque transfert de clé 

  • À tout instant la personne qui récupère la clé à accès aux informations de celles-ci (photo, description…)
  • En scannant le QR code ou en communiquant le code de retrait, l’utilisateur signe électroniquement la récupération de la clé.

Comment ça fonctionne : 

Myloby est un logiciel SAAS permettant de centraliser la gestion des clés dans une interface unique vous permettant d’améliorer votre quotidien en automatisant les tâches récurrentes et en évitant les erreurs. Pour ce faire, il vous suffit d’ajouter ou d’importer vos clés sur la plateforme en quelques minutes. Ensuite, vous pouvez inviter vos collaborateurs, clients ou prestataires à récupérer les clés directement grâce à leur téléphone portable. Ainsi vous garantissez que seules les personnes autorisées peuvent récupérer la clé, tout en assurant la traçabilité de chaque mouvement de clés.

Pour simplifier et fluidifier l’organisation d’une agence immobilière de gestion locative ou de syndic de copropriété, Myloby accompagne également les salariés de l’agence dans le rangement physique des clés, permettant de retrouver une clé dans une armoire à clé en un coup d’œil.  On vous en parle !

Un espace de rangement de vos clés

Cette solution vous permettra de :

  • Sécuriser l’accès aux clés grâce à un code unique généré automatiquement au moment du retrait ou du dépôt par votre client
  • Être notifiés en temps réel quand votre client récupère et dépose la clé dans l’armoire
  • Dématérialiser le retrait et la restitution de vos véhicules
  • Gérer les droits et la temporalité des accès à vos clés
  • Assurer le suivi et la traçabilité des clés.

Caractéristiques techniques de nos armoires Connectées

Nos partenaires ont pu tester notre armoire connectée

FC Grenoble rugby

Myloby, membre du XV des start-ups, met à la disposition du FC Grenoble Rugby une armoire connectée aux couleurs du club. 

« Nous avons bien conscience que le milieu du Rugby, en plus d’être prenant, est un espace de rencontre privilégié entre acteurs économiques d’une région. C’est totalement le cas avec le FCG, donc pour résumer, je dirai que c’est une réelle opportunité de lier le plaisir sportif avec notre activité pro au quotidien !”

Notre fondateur Matthieu Rakotobe qui a effectué la livraison de l’armoire au stade des Alpes de Grenoble

MyLoby, une plateforme de gestion des clés d’une flotte de véhicules

par | Mar 3, 2021 | Armoire connectée

Quel que soit le type d’entreprise, la gestion des clés de véhicules intègre les mêmes activités et responsabilités. Gérez un parc automobile apporte divers avantages notamment : l’optimisation des coûts logistiques, la planification de l’emploi des véhicules de transport et engins de manutention, mais aussi de garantir la disponibilité de ces derniers pour d’éventuels besoins logistiques ou de transport.

Mais la gestion d’un parc automobile est une tâche complexe, puisque la moindre mauvaise organisation peut générer d’importants coûts, mais également des risques d’accident ou encore elle peut nuire à la bonne satisfaction des clients. Et quand plusieurs utilisateurs ont accès à un même objet (clés, outils, livres, matériels, fournitures, véhicules…), le manque de suivi et de traçabilité de ces objets implique souvent des pertes ou des oublis dont on ne connaît pas le responsable.

Ce manque de suivi a un impact réel et concret dans toute entreprise. Avec Myloby, nous vous assurons une bonne optimisation dans la gestion de vos clés de votre flotte de véhicule.

Myloby, la solution SAAS pour gérer et optimiser la gestion des clés en concession

Myloby est un outil qui centralise votre gestion des clés sur une même plateforme pour vous faire gagner du temps et fluidifier les échanges. Avec Myloby nous facilitons la gestion des clés de véhicules et de vos accès en vous accompagnant de l’organisation du rangement des clés jusqu’aux échanges sur le terrain grâce à une solution sécurisée et adaptée à vos besoins.

Comment la solution SAAS de gestion de clés MyLoby fonctionne-t-elle ? 

MyLoby est un logiciel SAAS disponible sur ordinateur et téléphone permettant de centraliser la gestion des clés dans une interface unique. Ainsi, vous pouvez piloter l’ensemble de vos clés et suivre directement en ligne avec qui se trouve vos clés, leur historique, déléguer des droits de gestion à vos collaborateurs et gérer l’accès de vos clés, ponctuellement ou en permanence. MyLoby s’adapte à l’organisation et aux modes de gestion déjà mis en place, tout en les optimisant. Pour récupérer la clé vous n’avez pas besoin de créer un compte : un lien est envoyé au moment de l’invitation à chacun des intervenants afin qu’il puisse être guidé  pour récupérer la clé.

Myloby, qu’est-ce que c’est ?

 Myloby est une plateforme permettant de sécuriser et de gérer les transferts de responsabilité d’un objet, d’un lieu vers une personne, entre deux personnes, et d’une personne vers un lieu. Les transactions sont authentifiées certifiés et sécurisés  par la technologie blockchain

Une gestion des droits et temporalité des accès

Avec Myloby pour pourrez gérer les droits, mais également la temporalité à l’accès sur l’ensemble de vos voitures.

Vous pourrez : 

  • Constituer votre équipe de collaborateurs pour attribuer les responsabilités à chacun.
  • Créer une liste d’utilisateur ponctuel
  • Ajouter une plage d’accès qui vous avertit quand l’utilisateur oublie de rapporter une clé.

Une digitalisation des Données

Vous pourrez : 

  • Créer votre fiche clé avec photo
  • Récapitulatif des clés disponible en concession ou de la personne qui les détient
  • Intégrer une description à votre clé

Une plateforme Automatisée

Vous pourrez : 

  • Un historique de toutes transactions en concession et sur le terrain
  • Une solution accessible à tous et à tout moment avec l’utilisation du smartphone

Un transfert de responsabilité

Vous pourrez : 

  • Myloby s’appuie sur la Blockchain « Tezos » qui permet d’authentifier et certifier chaque transfert de clé
  • À tout instant la personne qui récupère la clé à accès aux informations de celles-ci (photo, description…)
  • En scannant le qrcode ou en communiquant le code de retrait, l’utilisateur signe et récupère la clé.

MyLoby, le logiciel de gestion de nombreux accès et clés dans une agence

par | Jan 26, 2021 | Immobilier

Pour simplifier et fluidifier l’organisation d’une agence immobilière de gestion locative ou de syndic de copropriété, Myloby accompagne également les salariés de l’agence dans le rangement physique des clés, permettant de retrouver une clé dans une armoire à clé en un coup d’œil.

À un moment ou à un autre, la question des clés et de leur appartenance finit par poser problème. Ainsi que ce soit pour disposer de la bonne clé au bon moment ou encore pour gérer les autorisations on en arrive vite à des situations d’organisation complexes.

Myloby, la solution SAAS pour gérer et optimiser la gestion des clés en agence

Myloby est un outil qui centralise votre gestion des clés sur une même plateforme pour vous faire gagner du temps et fluidifier les échanges. Avec Myloby nous facilitons la gestion de vos accès et de vos clés en vous accompagnant de l’organisation du rangement des clés jusqu’aux échanges sur le terrain grâce à une solution sécurisée et adaptée à vos besoins.

Comment Myloby fonctionne ?

Pour ce faire, il vous suffit d’ajouter ou d’importer vos clés sur la plateforme en quelques minutes. Ensuite, vous pouvez inviter vos collaborateurs, clients ou prestataires à récupérer les clés directement grâce à leur téléphone portable. Ainsi vous garantissez que seules les personnes autorisées peuvent récupérer la clé, tout en assurant la traçabilité de chaque mouvement de clés. 

Pour simplifier et fluidifier l’organisation d’une agence immobilière, Myloby accompagne également les salariés de l’agence dans le rangement physique des clés, leurs permettant de retrouver la clé en un coup d’œil.

L’ensemble de vos clés peut être suivis directement en ligne et vous pouvez savoir avec qui se trouve vos clés, leur historique, déléguer des droits de gestion à vos collaborateurs et gérer l’accès de vos clés à vos prestataires, ponctuellement ou en permanence.

⚠ Pour récupérer la clé nul besoin de créer un compte, un lien vous est envoyé au moment de l’invitation afin que vous soyez guidé au moment de récupérer la clé.

Vous souhaitez en savoir plus ?

Notre équipe se tient à votre disposition pour échanger sur vos besoins et vous présenter notre solution

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Myloby, une solution avantageuse

Suivi permanent de la clé : 

En agence, mais également sur le terrain, vous savez en permanence qui est en possession de la clé.

Facilité d’utilisation :

Notre solution est disponible sur ordinateur et téléphone en responsive. Avec notre nouvelle version, plus besoin de téléchargement ou de création d’un compte.

Historique complet de toutes les clés disponible à tout moment : 

Agissant comme une blockchain,  notre solution permet d’identifier toutes les transactions qu’aura réalisées la clé en cas de besoin.

Méthode de rangement efficace 

Myloby vient s’adapter à vos rangements déjà présents dans toutes les agences pour éviter les pertes de temps ou la perte des clés. Nous pouvons également proposer des armoires de rangement sur mesure disponible sur notre catalogue.

En plus de bénéficier des avantages du logiciel Myloby, les transferts de responsabilités sont validés par les gestionnaires et peuvent à tout moment faire l’objet d’un suivi en temps réel.

Ainsi, Myloby propose une solution qui profite à tous. Les agences améliorent leurs résultats grâce à des équipes qui peuvent enfin se focaliser sur des tâches à plus haute valeur ajoutée. De même, la qualité de vie des collaborateurs au travail est améliorée puisqu’ils peuvent enfin dégager plus de temps pour se consacrer pleinement à leur cœur de métier.

Une solution sur-mesure : La gestion de véhicules

Avec un système de gestion de clés comme Myloby, il est aussi possible de gérer efficacement un parc de véhicules

À partir du moment où le système permet de superviser les clés et leur attribution, il n’est plus utile de différencier une clé par un porte-clé ou un QR code : une clé reste un objet dont seul le porteur autorisé connaît l’utilité. Les possibilités de gestion et d’organisation d’événements sont nombreuses : historique des mouvements, envoi des alertes par SMS ou par mail, droits des utilisateurs, vue en temps réel de la disponibilité des clés, etc.

Améliorer la traçabilité de vos clés avec une plateforme en ligne de gestion de clé

par | Nov 10, 2020 | Solution métiers

À un moment ou à un autre en entreprise, la question de la traçabilité de vos clés finit par poser problème et dès lors que les clés sont partagées par plusieurs individus, et on en arrive à des situations d’organisation qui se compliquent. Une question se pose : comment faire pour bien gérer les clés et limiter les pertes de celle-ci ? 

La traçabilité des clés dans le milieu professionnel

Transmettre des clés dans une entreprise nécessite le plus souvent une organisation rigoureuse au niveau de la gestion de clés. En effet, dans de nombreux cas, les professionnels remarquent un véritable manque de traçabilité que ce soit pour une location ou pour les confier à un agent d’entretien, un plombier avant une relocation, etc…

Aujourd’hui, la traçabilité des clés en entreprise se fait manuellement, et souvent à l’aide d’un tableau Excel et cela peut engendrer des complications quand celles-ci sont passées de main en main sur le terrain.

Une mauvaise organisation des clés : un manque de traçabilité de vos clés 

Après avoir pris contact avec plusieurs entreprises nous avons remarqué que les difficultés dans le manque de la traçabilité des clés restent similaire :

  • Lors de la passation de clé, aucun suivi ou traçabilité de cet échange 
  • Aucune possibilité de savoir si la clé a bien été remise sauf quand il est trop tard (la clé n’est plus en agence et cela  fait 2 semaines qu’elle est sortie par exemple) 
  • Aucune possibilité de tracer et suivre les mouvements de la clé d’un prestataire à l’autre
  • Une fatigue et une perte de temps des collaborateurs qui gèrent les clés au quotidien…

C’est pour cette raison que nous avons développé une solution en ligne de gestion de clés qui vise à  améliorer votre organisation des clés et vous apporte une traçabilité de vos clés.

Myloby, solution de gestion de clés

En partant de ce constat et ainsi répondre à cette problématique de la traçabilité des clés, nous avons conçu un outil simple qui permet aux professionnels de suivre plus efficacement les mouvements de clés et l’organisation des trousseaux, que ça soit en agence mais aussi les échanges sur le terrain dans le but d’optimiser la gestion des clés. 

La plateforme en ligne Myloby vous permet de suivre et de tracer automatiquement les clés. Grâce à cette solution, on évite les pertes et les vols en se libérant d’une tâche récurrente et chronophage.

Myloby propose une solution qui profite à tous. Les agences font gagner du temps à leurs collaborateurs  ce qui permet à leurs équipes de se focaliser sur des tâches à plus haute valeur ajoutée améliorant ainsi leurs résultats. En enlevant le souci lié à la gestion de clé dans le quotidien des collaborateurs, cela permet de diminuer leur charge mentale et donc d’améliorer leur quotidien au travail ayant un impact direct sur leur productivité. 

Myloby et ses avantages : (conclusion de notre solution simplifiée)

  • Des alertes en temps réel en cas de non-retour de la clé
  • Une cartographie de vos clés en temps réel 
  • La suppression des tâches administratives chronophages
  • La traçabilité et le suivi complet de votre clé (en agence, mais également sur le terrain)

Vous souhaitez en savoir plus ?

Notre équipe se tient à votre disposition pour échanger sur vos besoins et vous présenter notre solution

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Comment tracer vos clés avec Myloby ?

Avec Myloby, nous proposons une traçabilité de vos clés à tout instant, ce qui vous permettra de toujours avoir qui détient la clé sur le terrain ou de savoir où celle-ci est rangée dans votre agence immobilière

Cette fonctionnalité comprend : 

  • La possibilité de suivre et tracer les mouvements de clé en agence, mais également sur le terrain si un prestataire a  donné la clé à un prestataire B. 
  • Une automatisation de la traçabilité des données de sortie/entrée de chaque clé dans Myloby au moment du scan du QR code 
  • La possibilité de savoir qui a récupéré la clé en dans l’agence immobilière et/ou qui a la clé en temps réel 
  • Un historique complet de tous les échanges de clés, pour toujours pouvoir s’y référer en cas de besoin

Avec Myloby vous avez également de nombreuses autres avantages :

Gardez toujours un œil sur vos clés

Suivez en temps réel l’ensemble de vos clés sur une interface unique

Automatisez les tâches administratives

Il vous suffit d’un simple scan QR code pour remplacer les bons de sorties

Sécurisez l’accès à vos clés

Seules les personnes autorisées peuvent récupérer les clés

La gestion des droits d’accès

Déléguez ou supprimez la gestion de vos accès aux personnes autorisées.

MyLoby est donc la solution de gestion de clés qui vous apportera à vous et à vos collaborateurs un contrôle et une visibilité tout en automatisant la traçabilité de vos trousseaux de clés en agence et sur le terrain. MyLoby vous accompagne également lors de la réception des clés et le rangement du trousseau dans l’agence 

Vous pouvez également demander une démo personnalisée pour échanger avec notre équipe sur vos besoins et vous présenter notre solution.